Wirtualne biuro prasowe – funkcje i zalety prowadzenia

Wirtualne biuro prasowe jest, najprościej mówiąc, nowoczesnym narzędziem, służącym do zarządzania komunikacją między firmą a dziennikarzami. Jego wirtualna wersja pozwala w o wiele szybszy i bardziej skuteczny sposób, o każdej porze docierać z informacjami do szerokiego grona medialnych odbiorców. Warto bowiem pamiętać, że zawód dziennikarza rządzi się własnymi prawami i mało kto w tej branży pracuje od poniedziałku do piątku, osiem godzin dziennie. Dostęp do materiału z pierwszej ręki przez 24 godziny na dobę może niejednokrotnie okazać się zbawienny dla zagubionej dziennikarskiej duszyczki, w której drzwi wena zapukała dopiero w środku nocy.

Po co komu wirtualne biuro prasowe? - czyli słów kilka o funkcjach

Wirtualne biuro prasowe łączy w sobie najlepsze cechy profesjonalisty od budowania wizerunku firmy, szybkość internetu i starą, dobrą szkołę dziennikarską, w podrasowanym nowymi technologiami wydaniu. Jest bardzo funkcjonalne i o wiele tańsze w "utrzymaniu" niż PR-owiec na etacie ;-)

Po pierwsze: wizerunek profesjonalisty. Własne biuro prasowe w wirtualnym wydaniu świadczy o tym, że reprezentowana firma to nie byle jakie przedsiębiorstwo, ale specjaliści dbający o każdy detal swojego rynkowego istnienia. To robi wrażenie - na klientach, konkurentach, dziennikarzach i innych zainteresowanych podmiotach.

Po drugie: szeroki zasięg. Wirtualne biuro prasowe pozwala na dystrybucję niebywale pokaźnej ilości informacji niezliczonej ilości adresatom. Kanałów do ich przekazywania też może być mnóstwo, a wśród nich między innymi: wyszukiwarki, media społecznościowe, RSS-y, zintegrowane  z redakcyjnymi bazy danych, agregaty informacyjne, blogi firmowe.

Po trzecie: jeden komunikat - mnóstwo odbiorców. Dzięki zastosowaniu wirtualnego biura prasowego nie trzeba spędzać kilku godzin na przesyłaniu informacji o nowym parku maszynowym, czy uczestniczeniu firmy w lokalnym wydarzeniu. Wszytko jest w jednym miejscu. Czytelne i wiarygodne.

Po czwarte: eksperckie opinie. Posiadanie wirtualnego biura prasowego może być dobrą bazą do kształtowania pozycji firmy jako eksperta. Można dla przykładu utworzyć kategorię bądź zakładkę, w której przedstawia się poszczególnych pracowników i zachęca media do kontaktu z nimi w celu uzyskania komentarzy branżowych, specjalistycznych opinii itp.

Po piąte: nietypowe materiały. Wirtualne biuro prasowe umożliwia przekazywanie redakcjom i innym zainteresowanym niecodziennych form informacyjnych, jak na przykład: otwarta, internetowa transmisja wideo z wydarzenia, wideokonferencja, prezentacje w postaci filmów itp. Dziennikarze kochają takie smaczki!

Po szóste: pełna kontrola. Korzystanie z wirtualnego biura prasowego pozwala na trzymanie ręki na pulsie i pieczy nad materiałami, jakie się udostępnia. Dystrybucja własnych informacji pozwala mieć pewność, że to, co ostatecznie przedstawią media, będzie opierało się na prawdziwych i rzetelnych komunikatach wypływających z pewnego źródła.

Po siódme: raporty i statystyki. Posiadanie wirtualnego biura prasowego umożliwia otrzymywanie stałych raportów dotyczących chociażby tego, kto i kiedy pobierał materiały ze strony. Statystyki to bardzo cenna informacja, szczególnie, gdy na bieżąco śledzi się wizerunek firmy w sieci i dąży do jego stałej poprawy.

Po ósme: nadawanie różnych uprawnień. Nie każdy odbiorca informacji o firmie musi mieć jednakowy dostęp do materiałów. Wirtualne biuro prasowe pozwala dozować uprawnienia i na przykład jedne czynić widocznymi dla klientów, inne dla pracowników a jeszcze inne dla dziennikarzy. To dodatkowo pozwala zyskać lojalność zainteresowanych podmiotów i pozwolić poczuć im się wyjątkowymi.

Po dziewiąte: jedno biuro, wiele marek. Wirtualne biuro prasowe jest rozwiązaniem szczególnie przydatnym firmom, pod którymi działa niejedna marka. Pozwala tworzyć małe subbiura dla każdej z nich i zarządzać nimi z biura głównego. To bardzo wygodne, przede wszystkim, gdy informacji prasowych zaczyna w szybkim tempie przybywać.

Po dziesiąte: dostępność 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. To funkcja ważna zarówno dla właściciela wirtualnego biura prasowego, jak i dla odbiorców wszelkich materiałów prasowych. Stała dostępność treści pozwala pracować z nimi o każdej porze i z każdego miejsca na ziemi. Nie można sobie wyobrazić nic lepszego!

To główne funkcje, jakimi cechuje się wirtualne biuro prasowe. Wśród reszty - równie ważnych, ale mniej prestiżowych - wymienić można także: łatwość w obsłudze i publikowaniu materiałów, możliwość pełnej synchronizacji z domeną i mailami firmowymi, uproszczenie budowania bazy dziennikarzy i mediów, możliwość importowania i eksportowania danych z i do innych źródeł, kalendarz wydarzeń i zarządzanie zaproszeniami na branżowe wydarzenia, dawanie dziennikarzom możliwości rejestracji w biurze i zdobywania akredytacji, upublicznienie presskitu, czyli paczki plików z podstawowymi informacjami o firmie oraz jedynym słusznym do stosowania logotypem, a także wpływ na pozycjonowanie witryny internetowej przedsiębiorstwa.

Co daje wirtualne biuro prasowe? - czyli słów kilka o zaletach

Tak funkcjonalne narzędzie, jakim jest wirtualne biuro, wiąże się z niemalże samymi pozytywnymi kwestiami, jakimi może zaowocować jego posiadanie przez firmę. Do największych zalet tego rozwiązania zalicza się przede wszystkim:

• oszczędność czasu i pieniędzy, które mogłyby zostać przeznaczone na finansowanie stanowiska specjalisty od PR-u,
• usystematyzowanie i poprawa jakości komunikacji firmy z dziennikarzami,
• dostępność on-line wszystkich upublicznionych materiałów prasowych,
• możliwość grupowania informacji, na przykład pod względem marek lub podejmowanych tematów,
• sprawniejszą organizację wydarzeń i spotkań z dziennikarzami,
• znaczne skrócenie ścieżki decyzyjnej i komunikacyjnej, dzięki czemu dziennikarz nie potrzebuje kontaktować się bezpośrednio z firmą, by uzyskać rzetelne informacje,
• integrowanie wszystkich kanałów, w jakich firma się pojawia - od RSS-ów, poprzez bloga firmowego, aż po media społecznościowe, w których kreuje się wizerunek danej marki,
• zwiększenie widoczności informacji o firmie w wyszukiwarkach internetowych,
• intuicyjna i szybka obsługa, nawet w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej,
• tworzenie łatwych w dostępie bibliotek z multimediami, zdjęciami i informacjami prasowymi,
• budowanie lojalności dziennikarzy dzięki zwiększeniu ich uprawnień w biurze i dawaniu akredytacji,
• możliwość udostępniania materiałów w czasie rzeczywistym, a więc wszelkiego rodzaju transmisji on-line itp.,
• przedstawienie jedynej i poprawnej wersji logotypu, co wpływa na spójność marki w sieci,
• pełna responsywność na urządzeniach mobilnych, co jest szczególnie istotne dla pozostających w ciągłym biegu dziennikarzy,
• brak konieczności tworzenia własnego zaplecza informatycznego i całej infrastruktury oraz oprogramowania, a co za tym idzie, ograniczenie ryzyka inwestycyjnego,
• stałe wdrażanie aktualizacji przez dostawcę biura, opartych na bieżących trendach w komunikacji i PR-ze,
• stała kontrola nad komunikatami prasowymi,
• kreowanie sylwetek ekspertów wśród pracowników firmy i zachęcanie dziennikarzy do kontaktowania się z nimi w przypadku potrzeby uzyskania profesjonalnych opinii i komentarzy branżowych,
• błyskawiczne wdrożenie biura w firmie,
• ciągły dostęp do kwestii analitycznych, związanych z raportami i statystykami, co pozwala monitorować podejmowane działania.
   

Jedno biuro, a tak wiele możliwości!

Wirtualne biuro prasowe nie jest rozwiązaniem kierowanym wyłącznie do korporacji i największych firm. Z tego narzędzia powinny korzystać również małe i średnie przedsiębiorstwa, bo to głównie nimi interesują się lokalne redakcje. Pozwala przede wszystkim usystematyzować i zaprowadzić porządek w kontaktach z dziennikarzami, zwiększyć sprawność medialną, chociażby poprzez uniknięcie stałej obsługi zapytań kierowanych przez media do firmy, zoptymalizować procesy komunikacyjne, a także dać zainteresowanym podmiotom łatwy dostęp do wiarygodnych materiałów dotyczących firmy. Wirtualne biuro prasowe to również oszczędność czasu i pieniędzy, przy jednoczesnej możliwości uzyskania niewyobrażalnych efektów. Warto głębiej zainteresować się tym tematem i wdrożyć go we własnej firmie.