Zasady tworzenia notek prasowych

Zawodowo jedni bez drugich nie potrafią żyć, a interesy obu stron sprowadzają się do wspólnego celu: każdej ze stron potrzebne są notki prasowe. Warto więc wiedzieć, jak tworzyć notki prasowe, aby poprawek było jak najmniej, szanse na publikacje jak największe, a wzajemne zgrzyty w ogóle się nie pojawiały.

Bądź informatorem, a nie sprzedawcą

Jeśli jesteś początkującym PR-owcem i zajmujesz się tworzeniem notek prasowych ustal sobie "krótki dekalog pracy dobrego PR’owca". Najważniejszym punktem takiego spisu dobrych reguł powinna być zasada, w myśl której Twoim celem jest przede wszystkim informowanie, a nie sprzedawanie. Jeśli masz z tym problem, to zwracaj uwagę na następujące punkty, które ułatwią Ci rozróżnienie celu sprzedażowego od informacyjnego.

• Dobry PR’owiec nie używa sformułowań: „jesteśmy najlepszą firmą”, „jesteśmy liderem”, „mamy najmocniejszą pozycję w branży”,
• dobry PR’owiec podpiera swoją notatkę faktami. Mogą to być źródła, liczby, konkretne dane,
• dobry PR’owiec buduje autentyczność przekazu uwiarygadniając tematykę wypowiedziami ekspertów.

Primo: ciekawa; secundo: obiektywna

Notka prasowa nie jest artykułem sponsorowanym. Przypomina ona tekst dziennikarski, dlatego powinna być ciekawa i obiektywna. Tekst musi być zwięzły i konkretny. Pisząc notatkę prasową konieczne jest postawienie ciekawego tytułu, napisanie leadu oraz stosowanie śródtytułów. Tworzy to wysoką jakość artykułu, ale też zwiększa prawdopodobieństwo, że dziennikarz zapozna się z naszym tekstem. Ma to bardzo duże znaczenie, szczególnie w serwisach dystrybuujących komunikaty (tzw. wire services).

Nie jest żadną tajemnicą, że redakcja oczekuje tekstu idealnego, czyli takiego, który od razu nadaje się do publikacji bez konieczności dopisywania fragmentów, szukania brakujących informacji czy korekty tekstów. Często już na samym starcie notka prasowa może zostać odrzucona.

Zły przykład:

Xxxxxxx Sp. z o.o. z Białej Podlaskiej w pierwszym półroczu br. zwiększyła zatrudnienie o 300%

Dobry przykład:

W Białej Podlaskiej jest atmosfera do biznesu. Lokalna firma zatrudni 500 pracowników

Staraj się unikać nazwy firmy w tytule. Nie używaj też nagminnie wykrzykników oraz wielkich liter.

Po czym poznać dobrą notkę prasową

Dobra notka prasowa to po prostu dobrze napisany artykuł dziennikarski. Różnica polega na tym, że autorem jest PR’owiec, a nie dziennikarz. Kluczem do sukcesu jest więc zastosowanie piramidy dziennikarskiej:

• Omawiamy główne zagadnienie artykułu w leadzie (wstępie),
• po kilku kolejnych fragmentach czytelnik musi wiedzieć co się stało, gdzie i dlaczego,
• w dalszej części omawiamy fakty związane z artykułem.

Pamiętaj, że dziennikarze często zobowiązani są do skracania artykułów. Dobra notka prasowa to taka, w której po skróceniu artykułu czytelnik dalej będzie wiedział o co chodzi, a redakcja nie musi dokonywać zmian w tekście (poza wspomnianym skróceniem).

Sprawdź wszystko jeszcze raz

Przed wysłaniem informacji do mediów sprawdź jeszcze raz swoją notatkę. W treści maila napisz w kilku zdaniach co znajduje się w załączniku, przejrzyj sam tekst pod kątem ortografii, składni, literówek, upewnij się, czy lead jest intrygujący (jeśli będzie nudny redakcja może odrzucić tekst), sprawdź też, czy nie przynudzasz. Dobra notka prasowa powinna mieć mniej więcej taką długość, jak artykuł, który właśnie czytasz. Maksymalna dopuszczalna objętość to 2 strony A4. Wyjątkiem są tutaj raporty, które np. podsumowują roczną działalność firmy.