Praca zdalna w czasie koronawirusa: niezbędne narzędzia i skuteczne sposoby
(13 min czytania)
Mimo że wiele osób zwyczajnie nie przepada za pracą z domu ze względu na zbyt wiele rozpraszających bodźców, wszystko wskazuje na to, że właśnie w takim trybie będziemy zmuszeni wykonywać swoje obowiązki przez najbliższe tygodnie. Czy zdalnie można pracować tak samo wydajnie? Naszym zdaniem tak, chociażby przez wzgląd na dostępność wielu narzędzi, które optymalizują codzienne procesy.
Źródło: www.twitter.com/
Zacznijmy od nas samych. Jak zadbać o siebie podczas pracy z domu?
Pracując zdalnie, warto pamiętać o kilku ważnych aspektach. Oto trzy z nich, które są według nas fundamentalne.
Po pierwsze – pamiętajmy o zachowaniu własnego trybu dnia i komfortu pracy
Każdego ranka zachowujmy się dokładnie tak, jakbyśmy wychodzili do firmy – śniadanie, prysznic, szybkie sprzątanie i do pracy. Nie zapominajmy o tych rytuałach, ponieważ już po kilku dniach będziemy poirytowani siedzeniem w piżamie do południa i jedzeniem obiadu jako pierwszego posiłku. Wykonujmy dokładnie takie same przerwy jak w czasie pracy stacjonarnej. W trakcie krótkiego odpoczynku przewietrzmy się, przejdźmy po domu, rozprostujmy kości. Nie nadgonimy materiału, siedząc przed komputerem przez kilka godzin bez przerwy, ponieważ po kilku dniach tak intensywnej pracy po prostu nie będziemy mieli siły na optymalizację procesów i wydajne wykonywanie obowiązków.
Po drugie – stwórzmy w swoim domu idealne warunki do pracy
Idealne na tyle, na ile jest to możliwe. Jeśli mamy do dyspozycji osobne pomieszczenie, to zaadaptujmy je na prowizoryczne biuro. Przyda się wygodne biurko (ewentualnie stół) oraz krzesło z oparciem. Jeśli nie mamy tak komfortowych warunków, a mimo wszystko musimy pracować nawet kilka godzin w skupieniu, to: siadajmy przy komputerze tyłem do wyposażenia lub pozostałych pomieszczeń w domu, które mogą nas najbardziej rozpraszać. Włóżmy słuchawki, które odizolują odgłosy z otoczenia. Jeśli szukamy odpowiedniej muzyki do skupienia się, to pamiętajmy, że szczególnie polecana jest muzyka klasyczna, choć wielu osobom pomaga też spokojna muzyka elektroniczna pozbawiona ścieżki wokalnej.
Po trzecie – trzymajmy się określonych godzin pracy i odznaczajmy wykonane obowiązki
Nie ma sensu pracować z przerwami od rana do wieczora, by w ciągu dnia, w tzw. międzyczasie, powiesić pranie czy wynieść śmieci. Im więcej będzie takich rozpraszających przerw, tym gorzej dla naszej efektywności. Pamiętajmy jednocześnie o listowaniu codziennych obowiązków i odhaczaniu zrealizowanych już działań, co pozwoli nam lepiej zarządzać czasem.
Pracowałem całkowicie zdalnie przez 3 lata z rzędu – jako „jednoosobowy oddział wrocławski” firmy z centralą w Warszawie. Ten okres nauczył mnie, że praca w domu to przede wszystkim samodyscyplina. Innymi słowy: nie siadaj do komputera w piżamie, unikaj prokrastynacji. Wstań rano i przygotuj się dokładnie tak, jak do wyjścia do biura. Nie włączaj Netflixa w ciągu dnia, kawę i sernik zostaw na podwieczorek po pracy. Jasne, przerwy są ważne, zwłaszcza że Twoje krzesło w kuchni jest pewnie mniej wygodne od fotela biurowego. Nie trać jednak czasu na rozrywki, których nikt nie widzi, bo siedzisz w domu. Inaczej będziesz zarywać nocki albo zaskoczy Cię wiadomość od szefa pod koniec dnia o treści: „Hej, co dzisiaj zrobiłeś?”.
Nie będę tutaj odkrywczy, ale jeśli Twoja firma nie stosuje narzędzi do organizacji pracy, sam je przetestuj. Takie systemy jak Trello czy Jira są dla pojedynczych użytkowników darmowe. Dzięki nim będziesz wiedzieć, na jakim etapie danego projektu jesteś, co jeszcze jest do zrobienia. Dobrze jest wyrobić sobie nawyk porannego planowania i przeglądania zadań, wystarczy pół godziny. Osobiście wypisuję dodatkowo zadania na zwykłej kartce, na którą zerkam bez konieczności przeklikiwania się przez okienka, żeby zobaczyć, co jest następne w kolejce.
Wojciech Kaczałek, specjalista ds. marketingu
A może technika pomodoro? Co to takiego? To metoda organizacji czasu pracy, którą w latach 80. XX wieku opracował Francesco Cirillo. Jak działa? Należy ustawić zegar na 25 minut i w tym czasie skupić się wyłącznie na pracy. Następnie mamy przerwę na około 3-5 minut i znów pracujemy przez 25 minut. Czas pracy odznaczamy w aplikacji lub notatniku. Po czterech 25-minutowych cyklach możemy zrobić sobie dłuższą, tj. 15-30-minutową, przerwę. Czy ten schemat planowania czasu pracy działa? Specjaliści twierdzą, że tak!
Przykłady narzędzi przydatnych w codziennej pracy biurowej
Aby usystematyzować wszystkie procesy firmowe, ale przede wszystkim pracować tak samo wydajnie jak wcześniej, konieczne jest wykorzystanie odpowiednich narzędzi do komunikacji i zarządzania procesami firmowymi.
Ważne! Jeśli firma zdecyduje się na pracę zdalną, konieczne jest wprowadzenie licznych zabezpieczeń technicznych, takich jak: szyfrowane połączenie (VPN/
Ważne! Jeśli firma zdecyduje się na pracę zdalną, konieczne jest wprowadzenie licznych zabezpieczeń technicznych, takich jak: szyfrowane połączenie (VPN/
SSL), szyfrowanie pamięci wewnętrznych, w tym kart pamięci, oraz skonfigurowanie ekranu blokady urządzeń mobilnych (pin/ hasło/ symbol graficzny/ inne).
Komunikacja
Jednym z najlepszych narzędzi do bezpośredniej komunikacji pomiędzy pracownikami jest Slack. Pozwala nie tylko na prowadzenie rozmów pomiędzy konkretnymi osobami z danych działów, ale również na tworzenie tematycznych kanałów do zbiorowych konwersacji dotyczących określonych projektów. Przesyłanie komunikatów na zbiorowych kanałach pozwala na szybkie dotarcie do całego zespołu. Można zatem na bieżąco korygować zmiany w projektach lub zarządzać przepływem informacji. Slack ma opcję przesyłania plików tekstowych i zdjęć, prowadzenia rozmów telekonferencyjnych i wideo. Co istotne, sprawdza się nie tylko do bezpośredniej komunikacji z kolegą z pracy, ale także z osobą odpowiedzialną na koordynowanie prac po stronie klienta. O ile bowiem na odpowiedź mailową możemy czekać wyjątkowo długo, o tyle na Slacku w wielu przypadkach konkretne zagadnienie możemy załatwić po prostu od ręki.
Źródło: www.unsplash.com/
Kopią tej usługi jest Microsoft Teams, który właśnie obchodzi swoje 3. urodziny. Komunikator jest wybierany przez firmy przede wszystkim dlatego, że jest usługą z rodziny Office 365, a więc jest nieco bliższą narzędziom, które większość z nas kojarzy z codziennej pracy. Teams, podobnie jak Slack, może być użytkowany w wersji darmowej lub płatnej. Ze względu na kryzys związany z koronawirusem Microsoft odblokował jednak wszystkim użytkownikom funkcje dostępne dotychczas wyłącznie dla klientów korporacyjnych. Czy takie rozwiązanie zdaje egzamin? Odpowiedzią niech będzie fakt, że jeden z profesorów słynnego 900-letniego uniwersytetu w Bolonii prowadzi zajęcia, na które uczęszcza 80 tys. studentów, właśnie za pomocą Microsoft Teams.
To jednak nie jedyne ciekawe rozwiązanie, jakie zaproponował amerykański gigant. Kiedy zamknięto szkoły, firma z Redmond wprowadziła także bezpłatny dostęp do pakietu Microsoft Office. Przypomniała też o opcji blurowania tła, aby podczas telekonferencji pracownik mógł zatuszować to, co dzieje się w jego bliskim otoczeniu.
Źródło: www.youtube.com/
Jeśli nasi klienci chcą mieć z nami stały kontakt, a do telekonferencji jest potrzebny cały zespół, dobrym narzędziem do prowadzenia takich rozmów będzie Google Hangouts lub Skype. Oba sprawdzają się, gdy trzeba podjąć szybkie działania oraz skonfrontować opinię – czy to z klientem, czy z opiekunem projektu. Podczas wideokonferencji słyszymy się i widzimy, a to zwiększa szansę na podtrzymanie bliskiej relacji. Klient ma wówczas poczucie, że dane procesy nadal są odpowiednio prowadzone.
Zarządzanie i nadzorowanie procesów
Tutaj idealnym rozwiązaniem mogą być narzędzia takie jak Asana i Trello. To pierwsze służy do rozdysponowywania zadań na poszczególnych członków zespołu, ale również organizowania samodzielnej pracy. Plansza z obowiązkami jest tworzona na wzór interaktywnej tablicy, na której w zależności od realizacji zadania przenosimy konkretny task do sekcji: To do, Today lub Done. Samodzielnie nadajemy nazwę naszym kartom zadań i określamy im statusy. Dzięki Asanie project manager lub team leader widzi nie tylko to, ile zadań realizuje w aktualnym czasie określona osoba, ale przede wszystkim, na jakim etapie realizacji jest określony task. Analizując takie dane, wiemy, ile czasu mniej więcej potrzebujemy jako zespół lub poszczególne osoby w dziale na realizację działań i wysyłkę materiałów do klienta. Asana przydaje się szczególnie wtedy, gdy przygotowujemy ofertę dla klienta. Bardzo często jest to proces nie tylko wydłużony w czasie, ale również podzielony na etapy. W trybie pracy zdalnej trudno jest na bieżąco aktualizować, czego jeszcze potrzebujemy w naszej ofercie. Dzięki Asanie mamy wszystko w jednym miejscu i w dodatku ze stałym podglądem.
Praca zdalna może nieco utrudniać komunikowanie się całego zespołu managerskiego z klientem. Rzadko się przecież zdarza, że realizacją konkretnego projektu zajmuje się tylko jeden dział w firmie. Jeśli prowadzimy dla swojego klienta kampanię wieloetapową lub działania, które są rozłożone na kilka osobnych kategorii, warto założyć dla takiego projektu tablicę w Trello. Dzięki niej widzimy, na jakim etapie jest obecnie zaproponowane wdrożenie, kto nad nim pracuje (my czy klient) i co warto jeszcze udoskonalić. W Trello wszystko jest jasne, nie ma nieporozumień typu „Podesłałem do klienta, ale nie odpowiedział” czy „Miałem to zrobić, ale klient nie dał jasnego sygnału”. To wartościowe narzędzie sprzyjające kontroli i zarządzaniu kampanią – zarówno dla firmy, jak i dla klienta. Trello można także wykorzystać w swojej codziennej pracy. Przenosząc poszczególne karty do wykonanych, widzimy, jak wydajni jesteśmy i ile czasu zajęła nam realizacja konkretnego działania lub zapytania. Lepiej optymalizujemy procesy i zarządzamy swoim czasem. Ale przede wszystkim o niczym nie zapominamy. Pamięć bywa przecież zawodna.
Z perspektywy takiej firmy jak nasza na pewno łatwiej jest przejść całkowicie w tryb pracy zdalnej. Część osób na stałe mieszka w innych miastach i nie pracuje z nami w głównej siedzibie firmy, świadczymy usługi wsparcia dla naszych klientów z branży e-commerce często całodobowo, więc jesteśmy przyzwyczajeni do takiej realizacji projektów i – co ważne – mamy wypróbowane sposoby pracy zdalnej. Z mojego punktu widzenia najbardziej przydatne narzędzia to Microsoft Teams do organizowania spotkań, ale też do przechowywania oraz edycji dokumentów i materiałów dla poszczególnych projektów, Slack – do bieżącej, szybkiej komunikacji, oraz Jira i Redmine – do organizacji pracy w projektach i monitorowania postępów.
Anna Schabikowska, Head of eCommerce Project Management w Exorigo-Upos
Przesyłanie materiałów
Niezmiernie ważne podczas realizacji wielotematycznych kampanii będzie możliwość swobodnego przesyłania plików – zarówno tych wewnątrzfirmowych, jak i kierowanych bezpośrednio do klienta. W tym zakresie bardzo dobrze sprawdza się Dropbox, który jednak w wersji darmowej ma pewne ograniczenia, związane przede wszystkim ze stosunkowo niewielką przestrzenią do przechowywania plików. Nie zmienia to natomiast faktu, że korzystając z Dropboxa, można realizować jeden projekt w nieograniczonym liczebnie zespole. Innym przykładem przenośnego dysku będzie oczywiście Google Drive. Można w nim tworzyć poszczególne formaty plików i edytować je bezpośrednio w chmurze. Jeśli mamy firmowe konto na Gmailu, to Google Drive wydaje się najrozsądniejszym rozwiązaniem.
Większość projektów w Linkjuice prowadzimy zdalnie, więc praca w ten sposób nie jest nam obca. W związku z tym, że świadczymy usługi marketingowe w wyszukiwarce Google, w głównej mierze wykorzystujemy narzędzia tej marki: Gmail, Google Docs, Google Calendar, Hangouts, Google Drive. Działanie w tym systemie pozwala nam szybko i sprawnie synchronizować dane pomiędzy różnymi projektami i zadaniami. Oprócz tego wykorzystujemy również Trello, w którym zarządzamy projektami. Hubspot, który pełni funkcję CRM i lejka sprzedażowego, oraz Evernote, w którym tworzymy bieżące, podstawowe notatki i bazę wiedzy. Proces wykonywania działań w firmie został opracowany m.in. na podstawie książek „Getting Things Done” Davida Allena oraz „Deep Work” Cala Newporta, które gorąco polecam.
Wojciech Matuła, General Manager agencji SEO Linkjuice
Z perspektywy właściciela firmy: co kontrolować i w jaki sposób nadzorować pracę?
Pomimo wdrożenia pracy zdalnej żaden z etapów kampanii nie może pozostać zaniedbany. Przesadne kontrolowanie czasu pracy zespołu nie wydaje się jednak rozsądne, szczególnie że w wielu przypadkach będzie liczyła się jakość, a nie ilość. Nie ma sensu podnosić alarmu, gdy ktoś nie odpisze nam przez kilka minut na Slacku. W końcu, by przekazać istotne informacje, możemy do tej osoby zadzwonić.
Obecna sytuacja jest dla większości firm wyzwaniem, wielu z nas musi się „przetransformować”. Widzę jednak, że większość przedsiębiorców czeka z założonymi rękami, aż sytuacja się uspokoi. W końcu każdy kryzys się kiedyś kończy. Ja polecam wykorzystać ten czas możliwie najefektywniej. Sam wróciłem niedawno z zagranicy, więc według prawa jestem objęty 14-dniową kwarantanną. Można pomyśleć, że to kupa czasu. Według mnie to jednak bardzo zdradliwe podejście i warto się na ten czas przygotować. Polecam zaplanować sobie cały dzień. Osobiście używam do tego narzędzia Todoist. Do komunikacji wewnętrznej z zespołem według mnie najlepszy jest Slack. Natomiast do pracy w grupie nad projektem rekomenduję narzędzie Asana.
Adrian Demianczuk, Head of Sales &
Customer Service w Social Elite
W dobie koronawirusa, a co za tym idzie – trudnych decyzji dotyczących budżetów na kampanie – konieczne może się okazać także kontrolowanie firmowych finansów. Z tego względu warto prosić managerów o regularne aktualizacje tabel z budżetami, przynajmniej raz w tygodniu, lub informację, gdy te ulegną znacznemu zmniejszeniu. Ważne z punktu widzenia firmy będzie rozsądne wykorzystanie budżetu klienta i uświadomienie go, że pierwszy krok, który zwykle podejmuje – czyli cięcie budżetów reklamowych – nie jest rozsądnym wyjściem. Reagując dość szybko na zmiany w finansach projektowych, możemy proponować klientowi inne rozwiązania lub zająć się w tym czasie optymalizacją tych działań, na które do tej pory nigdy nie było czasu.
Czy należy kontrolować jakość pracy? Wydaje się, że jest to dość trudne i przede wszystkim mało konkretne działanie. A co ważne, jeśli jakość spadnie, szybko uzyskamy odpowiedź w postaci niezadowolonego klienta. Managerowie powinni nadzorować poszczególne kampanie, a gdy zauważą, że nie spełniają one dotychczasowych wymagań – działać w sposób natychmiastowy, bezpośrednio kontaktując się z project managerem czy np. redaktorem odpowiedzialnym za content.
Dobrym przykładem efektywnego wdrożenia pracy zdalnej jest serwis… pracy zdalnej – Useme. Aktualnie firma funkcjonuje w formule home office w pełnym zakresie, a pracownicy są podzieleni na zespoły odpowiedzialne kolejno za procesy IT, obsługę klienta i marketing. Serwis już chwali się tym, że pracownicy nie potrzebują wcale 8 godzin dziennie do tego, by realizować niezbędne działania. A to wszystko w głównej mierze dzięki dużej swobodzie w wykonywaniu codziennych procesów.
Warto pamiętać, że praca zdalna nie oznacza ani mniejszej wydajności pracowników, ani chaosu komunikacyjnego. Zdalnie można zarządzać pracownikami i prowadzić rzetelne kampanie. Grunt to zapewnić zespołowi taki zestaw narzędzi, który uporządkuje wszystkie procesy i umożliwi im efektywną komunikację.
