Minden, amit a webinar indításáról és előnyeiről tudni akartál

Tartalomjegyzék

• Kicsit bővebben: a webinar fogalma
• A webinar és a praktikum
• A webinar típusai: tartalom és üzleti célok szerint
• Webinar típusok, üzleti célok szerint
• Webinárium a gyakorlatban

A webinárium olyan online esemény, amelyet egy szervezet/vállalat vagy éppenséggel egy szakértő rendez és szervez. A webinar résztvevői számára valamilyen okoseszközön – akár okostelefonon, tableten, laptopon vagy asztali számítógépen –, az internetnek köszönhetően jön létre az előadás. A webinar egyébként korántsem az egyetlen kifejezés, amit használnak erre a tartalomtípusra, időnként „webcast”, „online esemény” vagy „webes szeminárium” néven is emlegetik.

Kicsit bővebben: a webinar fogalma

A webináriumok olyan videóbemutatók, workshopok vagy előadások, amelyeket online rendeznek, általában valamilyen webinárium prezentálására alkalmas szoftveren segítségével. Ezek az online események általában interaktívak, üzleti vagy oktatási vonatkozásúak, emellett lehetővé teszik, hogy a tudásodat, híreidet, folyamataidat gyakorlatilag bárkivel megoszd a világon.

A webinar és a webes konferenciák a marketing – azon belül is főként a tartalommarketing, illetve az esemény marketing – rendkívül interaktív formája és kapcsolatépítési vagy szakmai státuszt növelő taktikaként is használhatók. Persze a lehetőségek ezen felül is a végtelennel határosak. Rendkívül sokoldalú tartalomformátum, a webináriumokat használhatod akár cégen belüli oktatásokhoz és csapattalálkozókhoz is.

A webinar és a praktikum

Szerencsére a technika ördögét kibekkelve, a webinárium megtervezése sokkal egyszerűbb és költséghatékonyabb, mint egy élő szeminárium vagy előadás megszervezése. Főleg azért, mert nincs szükség külön helyszínre a nagyszámú résztvevő befogadásához, emellett a catering költségét is megspórolhatod.

Meghívhatsz embereket az ország, sőt a világ minden tájáról egy valós idejű találkozásra és még ha nem is tudnak részt venni az eseményen, a webinárium rögzítésével később elküldheti nekik a felvételt. Ez igazi win-win helyzet, hiszen te nem maradsz le egy résztvevőről sem, ráadásul a vendéged ügyfélélménye/felhasználói élménye is biztosítva lesz.

 Összefüggés a webinár és a vásárlói életút között

A webinar kétségtelenül az egyik legerősebb eszköz a B2B szegmens marketingszakemberei körében. És nem véletlenül: nemcsak a márka értéke és a brand reputációja növelhető vele hatékonyan, de a szakmai státuszépítész során is nagyon jól teljesít.

Főként azért, mert a vásárlói életút közepén ez az egyik legerősebb tartalommarketing eszköz a szakemberek kezében. Ekkor ugyanis már a potenciális vásárlónak van némi elképzelése a márkáról, a termékeiről/szolgáltatásairól, így nem teljesen nulláról indulunk.

Ekkor a vásárló/ügyfél pontosan az információgyűjtés fázisában van: kialakult problématudattal rendelkezik, valószínűleg már azt is tudja, hogy többféle megoldás áll a rendelkezésére és minden valószínűség szerint terepszemlét is tartott a lehetséges megoldások között.

Nem véletlen, hogy ez a vásárlói életút leghosszabb szakasza, hiszen az információgyűjtés fázisában időt szánnak arra is, hogy összehasonlítsák a különböző cégeket és szolgáltatáspalettáikat egymással, mérlegeljék az előnyöket és a hátrányokat. Ez az a szakasz, amikor a vevőd már tudja az alapinformációkat rólad és a termékedről, azonban számukra releváns és értéket adó tartalmakkal meggyőzheted őket arról, hogy melletted döntsenek.

Mondhatjuk úgy, hogy a webinar a MOFU – azaz a Middle of the Funnel – tartalomtípusok egyik legsikeresebbje, hiszen amellett, hogy a célközönséged számára kiemelt értéket közvetít, rendkívül jól kommunikálhatók a különböző marketingkommunikációs csatornákon is. Egy jó webinárium mindenképpen hitelesebbé tesz és emeli a márkád presztízsét.

A szakmai státuszépítés csupán a kezdet: a webinárium előnyei

A kisvállalkozásoktól a nagyvállalatokig úgy tűnik, hogy mindenki keresi a módját annak, hogyan kapcsolódhatnának még hatékonyabban a közönségükkel és hogyan növelhetnék ügyfeleik elköteleződését.

A COVID-19 miatt nagyon sok vállalkozás kereste és keresi a módját annak, hogy digitálisan is elérje célközönségét, hiszen a szakmai rendezvényeket, konferenciákat, workshopokat és oktatásokat az elmúlt 2 évben világszerte lemondták és még most sem álltunk vissza teljesen az azt megelőző pályára. De szerencsére a webinar ezen a téren is felvonultat néhány kecsegtető előnyt.

• Szélesebb közönséget érhetsz el vele és csökkenti a költségeket

A webinárium egyik legnagyobb előnye, hogy lehetővé teszi a résztvevők elérését az ország és a világ bármely pontján. Nincsenek földrajzi akadályok, mert online vagy. Ülhetsz Magyarországon, az Egyesült Államokban, de akár a sidney-i Operaházban is.

Bárki, aki rendelkezik internetkapcsolattal, csatlakozhat a webináriumhoz. Nem kell utazást, szállást, terembérleti díjat étkezést és egyéb vendéglátással kapcsolatos kiadásokat fedezned az előadók vagy a résztvevők számára. Emellett a logisztika és a tervezés sem fogja igénybe venni az időt és az energiát.

• Növeli a márkaismertséget

A cégtulajdonosoknak jelentős időt, pénzt és erőforrásokat kell fordítaniuk márkaidentitásuk kialakítására. Az egyedi logó létrehozásától és a márkaszínek megválasztásától a Voice of Tone, azaz a márkahang kialakításáig rengeteg munka van a márkaépítésben. A webináriumokon lehetőséged nyílik a márkaidentitás online fejlesztésére is.

Ha okosan tervezed meg a prezentációkat és a bemutatott tartalmakat, megerősítheted a márkaidentitást. Ismételt expozíció után fennáll annak az esélye, hogy a brand awareness értéke növekedni fog.

• Leadgenerálásban sem utolsó

A leadgenerálás minden vállalkozás számára kiemelt feladat. Potenciális ügyfelek és érdeklődők nélkül az üzleti növekedés megakad. Szerencsére ebben az ügyfélszerző folyamatban is segíthetnek a webináriumok.

A webinar regisztrációs folyamatához ugyanis olyan adatokat gyűjthetsz, mint a név, az e-mail-cím, a telefonszám és más adatok. Amikor valaki regisztrál az eseményre, máris minőségi leaddé változik, hiszen közvetlen érdeklődésüket fejezték ki egy terméked – azaz a webinárium – iránt.

Mivel feliratkoztak, élhetsz azzal a feltételezéssel, hogy már ismerik a cégedet, márkádat. Emiatt könnyebben és célirányosabban vezetheted végig őket az értékesítési tölcséren. A tudatosabb és szakszerűbb ügyfélkezelés pedig az általános konverziós arány növekedését fogja eredményezni.

• Lead nurturing

Amennyiben a leadeket fizető ügyfelekké szeretnéd alakítani, meg kell mutatniod nekik, hogy milyen értéket ad számukra a márkád, terméked vagy szolgáltatásod. Ennek a folyamatnak az első lépése, hogy felvilágosítod a célközönséget arról, hogyan tudja a terméked megoldani a problémájukat. És itt jön képbe a webinárium egyik legnagyobb előnye, hogy természetesen, az előadásba illeszkedve emelheted ki a termékeid értékét. Nem lesz sales szagú az üzenet.

A webináriumok ugyanis az információátadás közben olyan virtuális teret hoznak létre, ahol megbeszélhetitek, hogy termékei miért jók az érdeklődő és elkötelezett közönség számára. Ezt az amúgy is érdeklődő és nyitott hozzáállást kihasználhatod a potenciális ügyfelekkel való kapcsolat kialakítására és ápolására.

Ha jól csinálod, a webinárium olyan élmény lesz számukra, mintha személyesen látogattad volna meg vagy hívtad volna fel a potenciális érdeklődőt. Ezen felül a webináriumokat arra is használhatod, hogy nagyszerű első benyomást kelts olyan leadekben, akik még kevésbé ismerik a szolgáltatásodat, termékedet. Emellett egy felmérés kimutatta, hogy a webináriumok az egyik leghatékonyabb csatorna a minősített leadek generálására és a konverziók elősegítésére – de erről majd később.

• Szakmai státuszépítés: a piacod szakértőjeként pozícionálhatod magad

A webinárium megrendezésének másik előnye, hogy segíthet abban, hogy vezető szerepet tölts be az iparágadban vagy annak egy szegmensében. A szakmai tekintély kiépítéséhez természetesen gondoskodnod kell arról, hogy a célközönséged számára releváns, hiteles és értékes tudást kínálj.

A kifogástalan előadás és az élvezetes előadásmód mellett növelheted a szakmai reputációdat azzal, hogy válaszolsz a közönséged kérdéseire. Amikor a közönség értéket talál webináriumban, akkor valószínűleg úgy fog tekinteni rád és a vállalkozásod, mint piaci szakértőre.

Ennek egyébként újabb mellékes vonzata, hogy a webinar jó hírneve révén új érdeklődőket vonzhat be egy következő alkalomra, addig viszont növelheted az elérésedet, a követői bázisodat a közösségi oldalaidon, organikus forgalmat terelhetsz a weboldaladra és a hírlevél-feliratkozók számát is növelheted.

• Növelheted a közönség elköteleződését

Függetlenül attól, hogy milyen iparágban dolgozol, az alábbi alapvetés szinte minden piacon áll: az új vásárló/ügyfél megszerzése hosszú, nehéz és drága feladat. Ennél sokkal könnyebb megtartani és újabb vásárlásra bírni egy meglévő ügyfelet. Ezért van az, hogy a sikeres vállalkozások komoly erőfeszítéseket tesznek jelenlegi ügyfeleik megtartására, akár a játékosítás segítségével, akár az előfizetői rendszer vagy törzsvásárlói program kialakításával.

Ebből a szemszögből nézve, a webináriumok két fő előnyt kínálnak: először is, optimális környezetet biztosítanak az online elköteleződés kialakításához és növeléséhez. Amikor a közönség egy promóciós videót vagy reklámot lát, csak passzívan fogyasztja el a tartalmat, de akár át is görgethet a zavaró részeken.

A webinárium során azonban lehetőség nyílik az interakcióra, hiszen amellett, hogy real time élvezhetik az előadást, az előadó segítségével részt vehetnek közvélemény-kutatásokon, Question & Answer szekciókon, de akár élő chaten is kifejezhetik véleményüket és reagálhatnak egy-egy felvetésre az előadás során.

Ez az interakciós lehetőség azonban nemcsak kommunikációs vonalakat nyit meg, hanem fokozott elkötelezettséghez is vezethet. Ha a közösségépítésre összpontosítasz, a webinárium jelentős előnyt jelenthet. Másodszor, az a tény sem elhanyagolható, hogy a webinar segítségével a márka emberi arcot kap, te vagy a meghívott előadók a márkád arcává válhatnak. Ez nagyban hozzájárulhat a közönség bizalmának elnyeréséhez és a hitelesség növeléséhez.

A webinar óriási lehetőség az online elköteleződés növelésére. Mindenesetre, elég szomorú statisztika, hogy az összes leadgeneráló webinárium mindössze 40%-a használja ki ezeket az elköteleződésnövelő funkciókat. Te ne tartozz a másik 60%-ba.

• Kontentgyártás és upsell: a webinar tartalmát újra felhasználhatod

Egy-egy webinar segítségével hosszú ideig arathatod le a belefektetett idő és energia generált előnyöket, még jóval az előadás befejezése után is. A webinárium platformok többsége ugyanis lehetővé teszik a teljes munkamenet rögzítését. Ez meghosszabbítja a webinárium életét is. Hogy hogyan?

Például a webinárium videóit könnyen fogyasztható, rövid közösségimédia-videókká szerkesztheted. Alternatív megoldásként megjelenítheted a PPT-tartalmat infografikaként vagy más közösségi médiatartalomként. A teljes előadást feltöltheted a YouTube-ra, de akár podcast adássá átalakíthatod. Ha az írás az erősséged, a webináriumból blogbejegyzések sorozatát vagy akár e-könyvet is készíthetsz, utóbbiakból pedig ismételten gyűjtheted a feliratkozókat.

A tartalom újrahasznosításának lehetőségei végtelenek. Ráadásul rengeteg időt és pénzt takaríthat meg, amit egyébként a tartalomkészítésbe és -gyártásba kellene fektetned. Plusz, akár újra is értékesítheted a videókat upsell-ként egy kapcsolódó termék vagy szolgáltatás eladása során. Vagy akár önálló oktatási anyagként.

• Növelheted vele a bevételeidet

Már az ingyenes webináriumok is kiválóan alkalmasak a célközönséged bevonzására, de ha úgy döntesz, választhatsz akár fizetős formátumot is. Ezt azonban csak akkor ajánlott, ha már megalapoztad a hitelességedet és a szakmai hírnevedet, emellett már van egy stabil közönséged is, akik hajlandóak fizetni azért, hogy meghallgassanak. Fizetős formátum esetén azonban kiváltképp oda kell figyelned arra, hogy a közönséged el legyen kényeztetve a számára új, értékes, hasznos tartalommal. Ne csak 1-1 jó gondolatot vigyenek magukkal.

A webinar típusai: tartalom és üzleti célok szerint

Sokféle webes szeminárium létezik, amelyek segítségével konkrét célokat érhetsz el vagy alkalmazkodhatsz a célközönséged és vállalkozásod igényeihez. Most bemutatunk néhányat a legnépszerűbb webinar tartalomtípusok és célok közül, amelyeket a webinárium lebonyolítása és a marketingstratégiája megtervezése során használhatsz.

A legnépszerűbb webinar tartalomtípusok

• Diavetítés

Ha a webinárium célja a közönség oktatása, akkor a webes prezentációnak mindenképpen szüksége van egy hatékony szemléltető eszközre, a legfontosabb információk átadására. Erre pedig remek megoldást jelentenek a diasorok, azaz a Power Point prezentációk.

Ami nemcsak fontos, hanem praktikus és növeli az ügyfélélményt is, hogy a prezentáció első diájának tartalmaznia kell minden fontos technikai információt. Azaz azt, hogy mennyi ideig tart a webinárium, mik a főbb programpontok, illetve napirend megjelenítése is sok kérdést megelőz. Emellett további plusz pont, ha azt is felveted, hogy rögzíted és elküldöd-e a résztvevőknek az előadást és/vagy a PPT-t, valamint az előadó elérhetőségét, amennyiben egyik-másik résztvevőnek később kérdése lenne.

• Live videó

A webinar készítése élő videó formátumban nagyszerű megoldás akkor, ha szorosabb kapcsolatot szeretnél kiépíteni az ügyfeleiddel. Ez nagyon személyes és professzionális módon megmutathatod a vállalkozásod „emberi oldalát”. Ez a fajta webinárium akkor is hasznos lehet, ha egy fizikai termékről készít videobemutatót vagy oktatást tartasz.

• Chat funkció, valamint Question & Answer

Amikor webináriumot tartasz, a közönség a csevegési lehetőségek segítségével kérdéseket tehet fel, vagy válaszolhat a te kérdéseidre is. Az interaktivitás növeli irántad, illetve a márkád iránti elköteleződést, ráadásul a szakmai státuszodra is remek hatással lesz, hogy valós időben választ adsz a problémáikra. Ezek az apróságok mind bizalom- és elköteleződésnövelő tényezők, amely miatt az ügyfelek később is visszatérnek majd hozzád.

• Whiteboard

A webinar szoftverek többsége lehetővé teszi a whiteboard-ok, azaz a táblák használatát a prezentáció során. Ez az összetettebb témák jobb megjelenítésében nyújt hatalmas segítséget, például a diagramok, képek átrajzolásával segíthet a közönségednek követni a gondolatmeneted.

• Előre rögzített webinárium

Ha egy adott témában többször vagy akár rendszeresen kell online előadást tartanod, használhatsz előre rögzített webinar videót is. Ez a lehetőség akkor is hasznos, ha a webináriumra olyan vendégelőadót is meghívtál, aki esetleg nem tudja az esemény időpontjára beütemezni a „fellépést”.

Ebben az esetben az elkészült prezentációt rögzítitek és neked nem lesz más dolgod, mint megnyomni a lejátszás gombot, miután a webinárium elkezdődött. Annak érdekében, hogy a webinar személyes jellege ne vesszen el és a közönség elégedett legyen az élménnyel, élőben válaszolhatsz a chatben feltett kérdéseikre, miközben az előadás zavartalanul halad a maga útján. De akár meg is állíthatod pár pillanatra.

• Képernyőmegosztás

Ha a témád úgynevezett lépésről lépésre bemutatást igényel – például egy szoftver használatának bemutatása okán – akkor a képernyőmegosztás az egyik leghasznosabb tartalomtípus, amit a webinar során felvonultathatsz. A résztvevők pontosan láthatják, mit csinálsz és követni tudják minden lépésedet, ha esetleg valahol elakadnának, akkor pedig kérdezhetnek.

Akkor is használhatja a képernyőmegosztást, ha a prezentációt nem szabványos módon, például a Prezi használatával készítetted. Mivel ezek nem diákon alapulnak, a legjobb módja a bemutatásuknak az, ha megosztja a képernyőt a közönséggel.

Ugyanez vonatkozik arra az esetre is, ha egy prezentáció helyett több alkalmazást vagy fájlt, például táblázatokat osztasz meg a résztvevőkkel. Képernyőképek készítése és prezentációhoz való időigényes hozzáadás helyett megoszthatod a képernyődet és szabadon ugrálhatsz a különböző alkalmazások között.

• Szavazások

Mindenki szereti, ha valamiben kikérik a véleményét. Éppen ezért, ez a közvélemény-kutató eszköz olyan statisztika és információval látja el téged és a célközönségedet is, amely máshol nem elérhető. Ráadásul az esetek többségében azt is beállíthatod, hogy névtelen vagy nyilvános legyen.

Egyébként nem meglepő módon, ezek a tartalomtípusok akár egy webináron belül is keveredhetnek egymással. A topiktól függően az élő videó kiegészítéseként hasznos lehet a képernyőmegosztás, a szavazás, a whiteboard és a diavetítés is. Úgyhogy a webes szemináriumod megtervezése során nem kell vagy-vagy alapon döntened a különböző webinar tartalomtípusok között, használhatod őket egymás kiegészítéseként is.

Webinar típusok, üzleti célok szerint

1. Edukatív webináriumok

Ha egy olyan területre vagy specifikusan egy témára szeretnéd oktatni közönségét, amelyben szakértő vagy, a webináriumok az egyik leghatékonyabb módja a tudásátadásnak. Az oktató jellegű webinárium lebonyolításához a legjobb, ha előkészített diákat és whiteboard-okat használsz, mivel ezzel abszolút kiaknázhatod a webinárium adta vizuális lehetőségeket.

Ezen kívül ne tarts attól sem, hogy külső szakértő előadókat kérj fel vagy esetleg influencereket, hiszen amellett, hogy színesítik az előadásodat a saját tudásukkal, még az ő közönségükből is bevonzhatsz magadhoz egy szűk réteget.

2. Termékbemutató webináriumok

Amennyiben van egy világhírért kiálltó terméked vagy szolgáltatásod, amely sok ügyfél érdeklődésére számot tarthat, akkor érdemes egy webinárium keretében bemutatnod a nagyközönségnek. Ez az egyik legjobb módja annak, hogy élőben mutasd be a portékádat, hiszen részletes prezentációt tarthatsz bemutatva minden részletet és megválaszolhatod a kérdéseiket is.

A termékbemutató webinárium lebonyolítása során gyakorlatilag te oktatod a résztvevőket és felhívod a figyelmüket az összes fontos részletre, előnyre. Ez egyébként remek módja annak, hogy ápold a kapcsolatot a potenciális ügyfelekkel és akár tényleges vásárlókká alakíthatod őket. Emellett a webinar lehetővé teszi azt is, hogy összegyűjtsd a termékeddel vagy szolgáltatásoddal kapcsolatos visszajelzéseket is. Ezeket pedig beépítheted a termékfejlesztés folyamatába, míg a pozitív véleményeket akár testimonialként is felhasználhatod a weboldaladon, termékoldalon, közösségi oldalaidon.

3. Munkavállalói képzés és csapattalálkozók

Természetesen a konverziót célzó webináriumok a legelőnyösebbek a vállalkozásod számára, de ez nem akadályozhat meg abban, hogy webináriumokat használj például az alkalmazottak képzéséhez.

A webinárium a legjobb módja annak, hogy átadd a tudást és megtanítsd a gyakorlati készségeket a munkatársaknak például akkor, ha távmunkára váltottatok. Ez egyébként az írásos oktatóanyagoknál sokkal élvezhetőbbek a kollégáknak is. Ráadásul van lehetőségük a kérdéseik feltételére is.

4. Leadgenerálás és listaépítés

Amikor a webes szemináriumodat különböző csatornákon hirdeted meg, összpontosíts 1, maximum 2 szegmensre, akit meg szeretnél szólítani az üzeneteddel. Amikor regisztrálnak vagy befizetik magukat a webinárra, rád bízzák az e-mail-címüket és ez a legjobb kiindulópont a továbbiakhoz.

Értékes és érdekes potenciális ügyfelekre tehetsz így szert, amelyek nyomon követésével – például egy témába vágó hírlevél-sorozattal –később konverzióvá alakíthatod az érdeklődésüket. Ráadásul a marketingcsatornák és a tartalommarketing segítségével fizetett és ingyenes webináriumokat is rendezhetsz.

5. Vevőmegtartó és elköteleződésnövelő webináriumok

Bár az inspiráló webináriumok szervezése nagyszerű lehet új ügyfelek bevonzásához, ugyanolyan hatékony eszköz, ha a már meglévő ügyfelek megtartására és az elköteleződésük növelésére koncentrálsz.

A vásárlói életút során kialakított személyes kapcsolat kulcsfontosságú ahhoz, hogy később visszatérjenek és rendszeres vagy törzsvásárlókká váljanak. Itt is az interaktivitás az egyik kulcsmomentum, hiszen a webinar nagyszerű lehetőség arra is, hogy valós időben tegyék fel az őket foglalkoztató fontos kérdéseket.

Webinárium a gyakorlatban

Milyen eszközökre lesz szükséged a webinar megrendezéséhez?

Ha webinárium megrendezését tervezed, akkor alapvetően a következő eszközökre lesz szükséged:

• webkamera,
• jó fejhallgató mikrofonnal: a tapasztalat azt mutatja, hogy a hangszórók kellemetlen visszhangot kelthetnek, amikor a prezentáció közben beszélsz, ezért ajánlott a fejhallgató és a mikrofon,
• megbízható webinárium szoftver,
• állandó és stabil internetkapcsolat.

A webinárium szervezés lépései

1. Válaszd ki a megfelelő témát, címet és formátumot

Először is gondold át, mi lesz a webinárium célja. Leadgenerálás, a lista bővítése, egy termék eladása vagy új felhasználók bevonása? Ezután határozd meg a témát. Képzeld a célközönséged helyébe magad: mi a legfontosabb tudás, amit egy óra alatt megoszthatsz velük?

Amennyiben ihletet keresel a webinárium tartalmához, átnézheted a többi tartalmad – például blogok, hírlevelek, videós kontentek, közösségi média posztok stb. – statisztikáit, hogy megtudd, milyen témakörök irányítják a legnagyobb forgalmat a webhelyedre és mi érdekli leginkább közönségedet. Ha a téma már megvan, válaszd ki a webinárium igényeinek megfelelő formátumot.

2. Válaszd ki az előadót és a csapatot

Abban az esetben, ha nem te tartod az előadást, ki kell választanod az előadódat és a csapatot, akik segítenek a szervezésben, valamint az online esemény promóciójában. Mivel az előadó fogja képviselni a márkádat és a cégedet, olyan embernek kell lennie, aki jártas a témában, nem fél a nyilvános beszédtől és a nehéz kérdések megválaszolásától, jó karizmával rendelkezik, emellett immunis a stresszes helyzetekre.

3. Építsd fel a webinar tartalmát

A tervezés kulcsfontosságú, ha olyan online szemináriumot szeretnél összeállítani, amely az elejétől a végéig megnyeri a közönségedet. A káosz, az akadozás rontják az ügyfélélményt. Ha megfelelően építed fel a webináriumot, akkor beváltja a promóciós ígéreteket, emellett kitűnő minőségű tartalommal kényezteti el a közönségedet.

A vázlat

Ha már megvan a webinar témája és célja, a vázlatot is elkészítheted hozzá. Ne feledd, hogy ideális esetben az átlagos webinárium minimum 40-60 percig tart, tehát ez a normál időkeret, amellyel dolgozni fogsz. Ennél lehet hosszabb is – főleg akkor, ha oktató jellegű –, de rövidebb nem ajánlott.

A szerkezet

A webinárium során a tartalomnak és az előadásmódnak is elég lebilincselőnek kell lennie ahhoz, hogy a résztvevőket a végéig megtartsa. Az elején akár egy bónuszt is belebegtethetsz, hogy ösztönözd az előadás végignézését. Abban az esetben, ha egy kis értékesítést is belecsempésznél, tartsd szem előtt a 80/20-as szabályt: a webinárium 80%-a legyen értékes tartalom, a maradék 20%-ban pedig finoman ráirányíthatod a termékedre a reflektorfényt.

Milyen hosszú legyen egy webinárium?

A legtöbb esetben a webináriumok 30-tól 60 percig tartanak. Alapesetben 60 perc elegendő egy 45 perces prezentáció megtartásához és elég teret hagy neked a résztvevők kérdéseinek megválaszolására is. Persze a webinárium hossza nincs kőbe vésve. Ha jól felépített tartalommal rendelkezel, amelynek bemutatása több mint egy órát vesz igénybe – hajrá. Nyugodtan vágj bele.

4. Az infrastruktúra és a környezet előkészítése

Mielőtt webináriumot indítanál, győződj meg arról, hogy rendelkezel akár egy jól működő laptop kamerával és mikrofonnal. Emellett érdemes olyan környezetet választani a webinárium megtartásához, ahol zavartalanul lebonyolíthatod az előadást. Ez lehet az iroda vagy akár a nappali is, de legyél professzionális: biztosítsd, hogy senki ne zavarja meg az előadást, hiszen az téged is megakaszthat, de a résztvevők figyelmét is elvonhatja.

Emellett érdemes ellenőrizned, hogy az internetkapcsolatod elég stabil-e, a laptoptöltő csatlakoztatva van-e a konnektorba, illetve, hogy a számítógép nem kezd-e el magától frissíteni. Igaz ez magától értetődő, de ha meg akarod osztani a képernyőt, gondoskodj róla, hogy ne legyen felesleges lapod nyitva a böngészőben. Ha biztosra akarsz menni, akkor a tervezett megbeszélés előtt 20 perccel jelentkezz be a webinárium szobájába és ellenőrizd, hogy minden rendben megy, készen áll-e.

5. Ütemezd be a webináriumot

Nehéz meghatározni a tökéletes dátumot és időpontot, de a hüvelykujjszabály az, hogy a webináriumot a hét közepére, keddtől csütörtökig ütemezzük. Az esetek többségében a kedd a nyertes. A többi napon nagyobb valószínűséggel vannak „eltávon” az emberek. A legtöbben csak egy webináriumra kötelezik el magukat hetente, így a mezőny többi szereplőjével fogsz versenyezni.

Bár azt feltételezheti, hogy az emberek délutánonként szeretnének webes szemináriumokon részt venni, amikor munka nélkül vannak, ez nem teljesen igaz. Egyes statisztikák azt sugallják, hogy a legtöbb ember délelőtt 10 vagy 11 órakor szeretne részt venni a webináriumokon. Akkor azonban, ha több mint 60 perces, esetleg több órás webináriumot tervezel, a délutáni/esti órák lehetnek a megfelelőbbek. De erről egyébként érdemes kikérned a közönséged és a korábbi eseményeid résztvevőinek véleményét is.

Az időpont miatt lepattanókat egyébként még mindig van esélyed megtartanod akkor, ha a webinar népszerűsítése közben megemlíted, hogy az előadás rögzítésre kerül. Ilyen esetekben az érdeklődők tudni fogják, hogy akkor is érdemes regisztrálniuk, ha nem tudnak részt venni az eseményen valós időben, de a felvételt később van esélyük megkapni, például videós jegy vásárlásával.

6. Ne feledkezz el a webinárium népszerűsítéséről sem

Egy online esemény felfuttatásához résztvevőket kell szerezned rá. Azonban nemcsak a webes szeminárium témája készteti az érdeklődőket a regisztrációra vagy jegyvásárlásra, hanem az is, hogy hogyan reklámozod azt. A különböző digitális marketing eszközök keverése a járható út.

Landing oldal

A landing oldal akkor lesz sikeres, ha arra ösztönzi az embereket, hogy regisztráljanak – ennek viszont alapfeltétele, hogy minden információt elmondjon a közönségnek, amit előzetesen tudniuk kell az eseményről: időpont, időtartam, előadó, téma bemutatása.

Írj pár gondolatot a célközönség fájdalompontjairól, majd emeld ki, hogy a résztvevők mit vihetnek magukkal az előadásból, hogyan fogja segíteni őket az előadás a problémájuk megoldásában.

Ezután helyezz el egy regisztrációs űrlapot a landing oldalon, amelyen a potenciális ügyfelek a nevüket és e-mail-címüket tudják megadni és egy egyértelmű CTA gombbal biztasd cselekvésre az érdeklődőt. Ez lehet regisztrálás vagy a megveszem is, amennyiben fizetős webinart tartasz. Ilyen esetben figyelj arra, hogy biztonságos online bankkártyás fizetésre is adj lehetőséget.

Bannerek, pop-up ablakok, hirdetések

Helyezz el egy bannert a weboldalon vagy a blogodban jól látható helyre, legalább egy hónappal a tervezett dátum előtt. A CTA gomb ismét rendkívül fontos: a sürgősség érzését ébresztheti az olyan kifejezések használatával, mint a „foglald le a helyedet” vagy a „regisztrálj most”. Ezután kapcsold össze a landing oldallal.

Ha szeretnéd elérni, hogy az emberek regisztráljanak és/vagy vásároljanak, népszerűsítheted az eseményedet a weboldalon megjelenő pop-up ablakkal, ami például az oldalról való kilépéskor hívják fel a figyelmet az eseményre. Így nem zavarja a felhasználói élményt, hiszen akasztja meg azt a munkamenetet, amiért a látogató eredetileg a weboldalra látogatott.

Hirdess ott, ahol a célközönséged van. Ha tudod, hogy a közönség által preferált kommunikációs eszköz a közösségi média, például a Facebook vagy az Instagram, hozz létre közösségi hirdetéseket, amelyek a landing oldalra vezetnek.

A közösségi média ereje

Ha van követőbázisod a közösségi médiában, például Facebookon, Instagramon, YouTube-on, LinkedInen, akkor előnyödre fordíthatod és terjesztheted a webinar hírét. Ami plusz pont, hogy esetleg új követőket is szerezhetsz a promóció során. Hozz létre az eseménynek dedikált hashtaget, oszd meg a landing oldal linkjét és csepegtess kedvcsináló információkat a prezentáció tartalmából.

Hírlevélbe csempészett meghívó

Használhatod a webináriumot a hírlevél-lista összeállításához vagy bővítéséhez, de felelőtlenség lenne azokat kihagyni a promócióból, akik már rajta vannak. Ragadd meg a lehetőséget és hívjd meg őket e-mailben az online eseményedre.

Szentelj különös figyelmet a tárgysorra, míg a szövegben ne csak az egyhangú részleteket közöld, hanem ismertesd a webinárium témáját, fogalmazd meg röviden a fájdalompontokat és az előnyöket is. Ezután jöhetnek a részletek, mint a menetrend, a dátum és az időpontról, vagy az, hogy mennyi ideig tart az előadás és hogyan tudnak regisztrálni.

Ne feledkezz el az emlékeztető levelekről sem

Ingyenes esemény esetén elég szomorú a statisztika: átlagosan a regisztrált résztvevőknek körülbelül csak a harmada vesz részt a webináriumon, ezért nagyon fontos, hogy ne feledkezzenek meg róla. Amikor regisztráltak az eseményre és megadták az e-mail-címüket, először köszönd meg a regisztrációt.

Másodszor, emlékeztesd őket a közelgő szemináriumra. A marketingszakemberek általában egyetértenek abban, hogy az eseményekre emlékeztető e-mailek küldésének legjobb időpontja egy héttel, egy órával és 5 perccel az esemény előtt.

Egy héttel korábban arra ösztönzi az emlékeztető levél a regisztrálókat, hogy jelöljék be a dátumot a naptárukba a következő hétre. Egy órával korábban meg lehet tenni az előkészületeket – például zavartalan helyet keresni az előadás végighallgatásához, gondoskodni a jegyzeteléshez szükséges eszközökről, esetleg egy kis innivalóról stb. A webinárium előtt 5 perccel kiküldött e-mailek pedig fokozzák a hangulatot és a résztvevői hajlandóságot.

7. Tartsd meg a webináriumot

Készülj fel, tarts egy pohár vizet a közeledben. Összpontosíts a résztvevők köszöntésére, saját magad és a témakör, illetve a menetrend bemutatására. Ezután menj végig a tervezett napirenden és ne hagyd, hogy bármi elterelje a figyelmedet. A webinar alatt érkező kérdéseket megválaszolhatod ott helyben, de jelezheted a résztvevőknek, hogy az előadás végén fognak választ kapni a feltett kérdésekre.

8. Utánkövetés, azaz Follow up!

A webinár megtartása után sem értek véget a feladatok. Ha rögzítetted az előadást, akkor feltétlenül küldd el a felvételt azoknak, akik regisztráltak, de nem tudtak részt venni rajta, illetve azoknak, akik fizetős esemény esetén videós jegyet kértek.

Emellett egy utánkövető e-mailben kérhetsz visszajelzést az előadás tartalmára, hosszára, felépítésére, előadásmódjára vonatkozóan is. Ezeket a jövőben felhasználhatja webinarok fejlesztésére, a pozitív véleményeket pedig megjelenítheted a weboldaladon, közösségi oldalaidon is, vagy akár egy következő webinar landing oldalán hitelesítő elemként.

Ahogy látod a webinar nem igényel komoly anyagi befektetést, a technikai eszközöket illetően sem, mégis számtalan előnyös tulajdonsága van, amit az üzleti céljaid – mint a márkaismertség növelése, az ügyfélszerzés és a bevételnövelés – kapcsán hasznosíthatsz. Ne mondj le ezekről te sem!