Tworzenie zespołu w agencji digital marketingowej od pierwszego pracownika

Pozostajesz freelancerem, czy budujesz agencję?

„Każda decyzja jest lepsza od braku decyzji” - to zasada wpajana adeptom sztuk walki. Podobnie jest w biznesie - gdy zauważasz, że nie dasz rady robić więcej, musisz zadecydować o dalszych losach swojej firmy.

Możesz zostać na etapie jednoosobowej agencji - freelancera. Nie ma w tym nic złego, na rynku działa przecież wiele takich podmiotów. Wiąże się to jednak z ograniczeniami, wśród których największym jest twój czas. Możesz nazywać się “Agencja Interaktywna XYZ”, ale sam doskonale wiesz, jak daleko ci do “prawdziwej” agencji, w której urlop właściciela nie oznacza wyłączonego telefonu.

Możesz też chcieć zbudować prawdziwy biznes agencyjny, w którym Ty, jako właściciel, zajmujesz się organizowaniem pracy innym. Stopniowo, od np. specjalisty ds. SEM, stajesz się specjalistą od organizowania pracy innym specjalistom SEM. Coraz więcej planujesz i delegujesz, a coraz rzadziej osobiście uczestniczysz w projektach. Gdy jedziesz na wakacje, firma działa nadal.

Chcąc znaleźć - i co najważniejsze - utrzymać dobrych pracowników, warto zainteresować się tematem employer brandingu. Więcej o nim przeczytasz w artykule: Employer branding od podszewki.

Po czym poznać, że trzeba zacząć budować zespół?

Symptomy wskazujące, że pora rozejrzeć się za kimś do pomocy, mogą być różne:

• Klienci są zadowoleni i chcą rozszerzyć zakres współpracy - ty też chcesz, ale nie masz czasu na naukę nowych umiejętności.
• Zauważasz, że rynek się zmienił, a Twoja obecna specjalizacja wkrótce może przestać dawać Ci wystarczający dochód.
• Jako przedsiębiorca z krwi i kości chciałbyś zarzucić sieć tam, gdzie pływają grubsze ryby - ale sam nie dasz rady tego zrobić.

Prowadzenie średniej czy dużej firmy nie jest dla każdego, ale z kilkuosobowym zespołem powinieneś sobie poradzić bez większych problemów. Zacznij od małych kroków, ograniczając ryzyko.

Wirtualny asystent dobry na start

Zarządzanie zespołem wymaga umiejętności delegowania obowiązków. Nauczysz się tego, rozpoczynając współpracę z wirtualnym asystentem (asystentką). Taka osoba może zdalnie wykonać na potrzeby twojej firmy pewne zadania, nie będąc twoim pracownikiem. Rozliczysz się z nią na podstawie stawki godzinowej i faktury.

Wirtualni asystenci zajmują się zwykle czynnościami administracyjnymi (np. porządkowanie dokumentów księgowych, aktualizacja baz danych, powtarzalna korespondencja z klientami), a także obsługą stron internetowych czy social mediów.

Dlaczego jest to dobry punkt wyjścia do budowania zespołu? Ponieważ w ten sposób nauczysz się precyzyjnie określać zadania oraz kryteria oceny jakości ich wykonania.

Przykładowo, jeśli do tej pory co miesiąc wysyłałeś klientom raport z efektów swoich działań SEM, robiłeś to niemal bezrefleksyjnie, agregując informacje z różnych miejsc. Tymczasem zlecając tę czynność wirtualnemu asystentowi, musisz precyzyjnie określić źródła danych, zakres przekazywanych informacji, formę wizualną, treść wiadomości oraz czas wysyłki.

Im dokładniej przeszkolisz asystenta, tym mniej czasu poświęcisz na poprawki oraz mniej zapłacisz za jego pracę. Nauczysz się też egzekwować jakość oraz wdrażać działania kontrolne - absolutnie niezbędne przy kierowaniu nawet najmniejszym zespołem.

Kiedy asystent nie wystarcza: rekrutujemy pierwszego pracownika!

Oddelegowanie części prac wirtualnemu asystentowi pomoże ci też inaczej patrzeć na pieniądze w firmie i pokonać zmorę małych przedsiębiorców, czyli nierozliczanie drobnych prac, błyskawicznych poprawek itp. Przekonasz się, że i ty powinieneś wyceniać klientowi każdą czynność w ramach zlecenia, tak jak wirtualny asystent rozliczy każdą godzinę swojej pracy na rzecz twojej firmy.

Jeśli jednak:

• coraz więcej zadań możliwych do oddelegowania wymaga specjalistycznej wiedzy, której nie ma twój asystent,
• chcesz, by Twoja firma rosła w oparciu o wewnętrzny know-how agencji,to jest to znak, by poszukać pierwszego etatowego pracownika.

Wraz z decyzją o zatrudnieniu kolejnych osób do pomocy, przychodzi moment, w którym powinniśmy zapoznać się z wieloma aspektami formalnymi tego procesu. Dokładnie opisaliśmy to w artykule: Zakładamy agencję - forma prawna i niezbędne formalności.

Gdzie szukać kandydatów do pracy w digital marketingu?

Kandydatów możesz szukać pasywnie bądź aktywnie.

Najpopularniejsze działania pasywne polegają na:

• opublikowaniu oferty rekrutacyjnej na firmowej stronie www i w social mediach,
• promowaniu jej w branżowych grupach dyskusyjnych i forach,
• reklamowaniu (płatnym) w social mediach czy dedykowanych portalach.

Zdecydowanie warto też rozpowszechnić informację o rekrutacji wśród znajomych - może akurat ktoś z nich zna osobę spełniającą twoje kryteria?

Z kolei rekrutacja aktywna polega na wyszukiwaniu osób o konkretnych kompetencjach. Nie wynajmuj headhuntera (to nie są tanie usługi!) - możesz zrobić to samemu, uważnie obserwując dyskusje na branżowych forach czy w grupach związanych z digital marketingiem. Jeśli zauważysz, że czyjeś wypowiedzi są kompetentne i odnosisz wrażenie, że dogadałbyś się z ich autorem - napisz wiadomość prywatną, informując o budowaniu zespołu i zapraszając do aplikowania.

Ponadto, w takich miejscach czasem ogłaszają się osoby na początku ścieżki zawodowej, szukając miejsca do odbycia stażu czy praktyki. Jeśli masz mocno ograniczony budżet i taki stażysta czy junior w zupełności ci na razie wystarczy, będzie to świetna okazja, by pozyskać pierwszego pracownika i “wychować” go sobie tak, by od początku pracował zgodnie z ustalonymi przez Ciebie standardami.

Jak napisać ofertę pracy, by dostać CV od właściwych kandydatów?

Przede wszystkim - pisz prawdę. Rekrutacja oraz wdrożenie nowego pracownika (onboarding) kosztują spore pieniądze. Nie chcesz ich stracić tylko dlatego, że nowo zatrudniony po kilku tygodniach zrozumiał, że rzeczywistość ma się nijak do obietnic z oferty, i zrezygnował - a ty musisz zaczynać rekrutację od początku.

Precyzyjnie napisz, które umiejętności są “must have”, a które “nice to have”. Nie staraj się w ogłoszeniu zmieścić zakresu kompetencji właściwego dwóm lub trzem pracownikom! Poszukiwanie “grafika kreatywnego, umiejącego programować w PHP, administrować bazami danych oraz biegle obsługiwać Google Ads” nie spotyka się z uznaniem kandydatów, szczególnie tych bardziej doświadczonych.

Od razu zakomunikuj kwestie organizacyjne:

• tryb pracy (stacjonarna, zdalna, zdalna z wizytami w biurze raz w tygodniu itp.),
• sposób zatrudnienia (umowa o pracę, b2b, inne formy),
• wymiar czasu pracy.

Dzięki temu oszczędzisz sobie i kandydatom sporo czasu.

Choć oferty pracy z podanymi widełkami wynagrodzenia pojawiają się na naszym rynku coraz częściej, to nie jest to powszechna praktyka. Rozważ więc poinformowanie kandydatów o budżecie, jaki planujesz przeznaczyć na tworzone stanowisko - na pewno wyróżnisz tym swoją ofertę, oszczędzisz też sobie sporo czasu, a części kandydatów - rozczarowań.

Jak sprawdzić kompetencje kandydatów do pracy w agencji digital marketingu?

Wyobraź sobie, że na twoją ofertę spływa 50 zgłoszeń. Nie sposób z każdym porozmawiać - w końcu oprócz rekrutacji zajmujesz się też bieżącą pracą na rzecz klientów. Musisz więc ustalić wewnętrzne kryteria oceny CV.

Pierwszym etapem powinno być odrzucenie tych, którzy wśród deklarowanych umiejętności nie mają opisanego w ofercie “must have”. Nie ma co się nad tym zastanawiać - wciąż zdarzają się kandydaci, którzy masowo wysyłają zgłoszenia, nie wczytując się w wymagania pracodawców.

Z pozostałych zgłoszeń tworzysz hierarchię atrakcyjności kandydatów - tu już pomocne są umiejętności określone jako “nice to have” oraz inne zalety, np. doświadczenie przy podobnych projektach czy inne, subiektywne cechy, świadczące na korzyść kandydata.

Kolejny krok to skontaktowanie się z 5-7 osobami będącymi na szczycie tak stworzonej listy. Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie od rozmowy telefonicznej czy telekonferencji - rozwiązania najszybszego i najtańszego. Dopytaj o szczegóły z CV, doświadczenie, sposób pracy itp. - w ten sposób odsiejesz osoby, które przesadziły z fantazją tworząc swój życiorys zawodowy, oraz te, z którymi ciężko się dogadać.

Pytając o projekty, które realizowali, domagaj się szczegółowego wyjaśnienia ich roli w danym zadaniu. Czy specjalista Ads ustawiał kampanie reklamowe od podstaw, czy tylko administrował już zdefiniowanymi projektami? Czy programista tworzył własne wtyczki do WordPressa, czy jego obowiązki ograniczały się do wprowadzania drobnych modyfikacji w gotowym kodzie stworzonym przez inne osoby? Nieraz kandydaci mają w CV duże projekty dla znanych marek, podczas gdy ich rola w zespole była marginalna.

Świetnym sposobem na weryfikację kandydata jest rozmowa z jego poprzednim pracodawcą bądź klientem. Nie miej oporów przed poproszeniem kandydata o wskazanie osób, które mogłyby powiedzieć coś na temat jego pracy. To najlepszy sposób, by nie zatrudnić osoby kompetentnej, ale np. konfliktowej.

Chwila prawdy: zadanie praktyczne

Zadanie praktyczne dla kandydata do pracy w agencji digital marketingu to najlepsza metoda weryfikacji, czy dana osoba zna się na obowiązkach wykonywanych na tworzonym stanowisku.

Przyłóż się do wymyślenia zadania praktycznego! Przemyśl dokładnie jego etapy oraz skorzystaj z doświadczenia, jakie wyniosłeś ze współpracy z wirtualnym asystentem: precyzyjnie zdefiniuj, czego oczekujesz, wskaż narzędzia i czas na wykonanie, a także kryteria sukcesu.

Potraktuj kandydatów poważnie - przed zleceniem zadania poinformuj każdego, że:

• będzie to praca testowa na potrzeby rekrutacji,
• za jej wykonanie nie otrzyma wynagrodzenia,
• efekty nie będą wykorzystane w żadnym projekcie realizowanym dla klienta - możesz takie oświadczenie dać na piśmie.

Dzięki temu zaplusujesz jako osoba profesjonalna, która nie chce pod przykrywką rekrutacji zrobić projektu dla klienta. Może to być dla kandydata sygnał, że nawet jeśli nie prowadzisz dużej firmy (jeszcze!), to masz właściwe podejście do pracowników, warto ci zaufać i rozpocząć współpracę.

Zatrudnienie nowych pracowników wiąże się z szeregiem dodatkowych formalności, które warto dokładnie znać. O tym, i o innych formalnych aspektach prowadzenia agencji pisaliśmy w artykule: Zakładamy agencję - forma prawna i niezbędne formalności.