Jak założyć agencję marketingową? Forma prawna i niezbędne formalności

Zakładanie agencji marketingowej krok po kroku

W Polsce możesz prowadzić agencję marketingową zarówno jako jednoosobowa działalność gospodarcza, jak i spółka. W zasadzie nie ma tu ograniczeń, zatem może być to spółka kapitałowa, taka jak: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub prosta spółka akcyjna czy też spółka osobowa: jawna, partnerska czy spółka cywilna.

Jak pokazuje praktyka, najczęściej wybieranymi formami prawnymi w tej branży są spółka z o.o. lub jednoosobowa działalność gospodarcza. Jakie zatem kryteria należy wziąć pod uwagę przy wyborze formy prawnej działalności?

Po pierwsze – obciążenia podatkowe przy prowadzeniu agencji 

Decydując się na spółkę z o.o. płacimy podatek CIT, który wynosi 19% lub 9%. Z tej niższej dziewięcioprocentowej stawki skorzystać mogą podatnicy, którzy są:

• małymi podatnikami – w uproszczeniu, ich przychód z poprzedniego roku nie przekroczył 2 mln euro (około 9 mln zł), lub
• podatnikami rozpoczynającymi działalność gospodarczą, z pewnymi wyjątkami (dotyczącymi głównie powstawania w wyniku przekształceń, co przy zakładaniu nowej agencji nie będzie miało zwykle miejsca).

W przypadku spółki z o.o., aby jej wspólnicy otrzymali wynagrodzenie, mogą zdecydować się na jego wypłatę w formie dywidendy lub na podstawie zatrudnienia w spółce na umowę o pracę. Dlatego też niejednokrotnie mówi się, że w przypadku spółki z o.o. występuje tzw. podwójne opodatkowanie, gdzie podatek płaci spółka oraz następnie jej wspólnicy. Jednak i na to są rozwiązania. Jednym z nich jest występowanie w spółce jako członek zarządu i otrzymywanie z tego tytułu tzw. nagrody dla zarządu, której rozliczenie podatkowe jest korzystniejsze (nie występuje zjawisko podwójnego opodatkowania).

Gdy wybierzemy jednoosobową działalność gospodarczą należy wziąć pod uwagę trzy podstawowe formy opodatkowania, takie jak: zasady ogólne (skala podatkowa), podatek liniowy oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Każda z nich charakteryzuje się swoimi prawami, dlatego warto poznać ich wady i zalety przed dokonaniem wyboru.

Prowadząc swoją własną agencję, warto również zapoznać się ze sposobami rozliczeń z innymi agencjami i domami mediowymi. Przygotowaliśmy o tym wyczerpujący artykuł: Modele rozliczeń z agencjami i domami mediowymi.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Od 1 stycznia 2021 roku agencje reklamowe mogą korzystać z najprostszej formy opodatkowania, czyli ryczałtu. Polega on na tym, że podstawą opodatkowania jest przychód, a więc podatek płacony jest od każdej zarobionej złotówki (bez znaczenia są koszty - ich wielkość nie wpływa na podatek). Natomiast właściwą stawką podatku dla agencji jest 15%.

Jeśli agencja planuje w danym roku duże zakupy, np. wyposażenie biura, leasing pojazdów itp., może okazać się, że ryczałt będzie niekorzystny. Bowiem poniesione koszty nie obniżą podatku - wówczas warto rozważyć opodatkowanie według zasad ogólnych, czyli skalę podatkową lub podatek liniowy.

Skala podatkowa

Formą opodatkowania, która zwykle daje przedsiębiorcy najwięcej możliwości jest skala podatkowa. Nazwa ta związana jest z progiem podatkowym, gdzie dochód opodatkowany jest stawką 17% do momentu przekroczenia progu, który wynosi obecnie w zaokrągleniu 85,5 tysięcy zł, a niedługo próg ten może wzrosnąć do 120 tysięcy zł) oraz stawką 32% po przekroczeniu progu podatkowego.

Podstawą opodatkowania jest dochód, czyli przychody pomniejszone o koszty. Dlatego pomimo wyższej stawki podatku w pierwszym progu o 2 p.p w porównaniu do ryczałtu może okazać się, że przedsiębiorca będzie płacił niższy podatek.

Ulgi podatkowe do wykorzystania przy zasadach ogólnych to m.in.:

• ulga prorodzinna,
• ulga dla samotnie wychowujących dzieci albo możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem,
• ulga z tytułu wpłat na IKZE,
• ulga termomodernizacyjna.

Podatek liniowy

Z pozoru jest to bardzo podobna forma opodatkowania do zasad ogólnych, ponieważ podstawą opodatkowania jest również dochód (czyli przychody pomniejszone o koszty). Główną różnicą jest to, że bez względu na wysokość uzyskanego dochodu, stawka podatku jest niezmienna i wynosi 19%. Ta forma opodatkowania korzystna jest więc dla podatników, którzy nie będą rozliczać się z małżonkiem a którzy planują uzyskiwać wysokie dochody przekraczające w skali roku 102 tys zł. Dodatkowo „utrata” kosztów (jak w przypadku ryczałtu) spowodowałaby znaczny wzrost zobowiązania podatkowego.

Główną wadą podatku liniowego jest to, że po zakończonym roku przedsiębiorcy nie mogą skorzystać m.in. z niektórych ulg podatkowych w zeznaniu rocznym. Podatek liniowy wyklucza bowiem możliwość rozliczania się wspólnie z małżonkiem czy skorzystania z ulgi prorodzinnej.

Najlepsza forma opodatkowania dla agencji reklamowej przy jednoosobowej działalności gospodarczej:

• mało kosztów ryczałt 15%,
• duże koszty i średnie przychody skala podatkowa,
• duże koszty i bardzo duże przychody podatek liniowy.

Wszystkie te formy można rozliczać korzystając z programu do księgowości online wFirma.pl.

Warto wiedzieć również, że wybór jednej formy opodatkowania nie oznacza, że trzeba stosować ją przez cały czas prowadzenia biznesu. Przedsiębiorca może zmienić formę opodatkowania wraz z nowym rokiem. W tym celu należy dokonać aktualizacji formularza CEIDG-1 najpóźniej w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został uzyskany pierwszy przychód w danym roku. Dzięki temu, rozpoczynając działalność w której będą ponoszone jednorazowe wysokie koszty na rozkręcenie biznesu, warto zdecydować się na opodatkowanie na zasadach ogólnych. W kolejnych latach, jeżeli koszty stanowić będa marginalną część dochodu, można dokonać zmiany formy opodatkowania na ryczałt obniżając tym samym stawkę podatku dochodowego.

Dodatkowe informacje o formach prawnych działalności oraz o formach ich opodatkowania zostały zaprezentowane w tym materiale filmowym:

Po drugie - obciążenia ZUS

W pierwszych miesiącach prowadzenia działalności przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, czy też działalność w formie spółki cywilnej mogą korzystać z ulg w opłacaniu składek. Pierwszą z nich jest ulga na start, dzięki której przez pierwsze 6 pełnych miesięcy możliwe jest opłacanie wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne. Aby móc skorzystać z tego przywileju należy spełnić odpowiednie warunki:

• podjąć działalność gospodarczą po raz pierwszy albo rozpocząć ją ponownie po upływie minimum 60 miesięcy liczonych od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia oraz
• nie świadczyć usług dla byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym przedsiębiorca wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Wybierając program księgowy wFirma, przedsiębiorca otrzymuje kompleksowe narzędzie zintegrowane z e-ZUS. Oznacza to, że wszelkie wnioski oraz deklaracje można wygenerować i wysłać do ZUS bezpośrednio z systemu bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

Warto zwrócić uwagę, że korzystając z ulgi na start, przedsiębiorca nie będzie miał prawa do świadczeń w razie choroby czy macierzyństwa, bowiem nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu. Przedsiębiorca może zdecydować się na opłacanie od dnia rozpoczęcia działalności składek preferencyjnych, w tym dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Wtedy z tej ulgi można korzystać przez 2 lata od dnia rozpoczęcia działalności.

W przypadku wspólników spółek jawnych, partnerskich, komandytowych i jednoosobowych spółek z o.o. nie ma możliwości korzystania z ulg w opłacaniu składek.

Po trzecie - formalności przy rejestracji

Aby założyć jednoosobową działalność gospodarczą należy dokonać zgłoszenia do CEIDG. Można to zrobić dwojako:

• przez rządową stronę Biznes.gov.pl – logując się Profilem Zaufanym i podpisując wniosek Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
• przez stronę CEIDG – zakładając tam konto i autoryzując wniosek Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

W przypadku spółki z o.o. można skorzystać z uproszczonej rejestracji bez konieczności wizyty u notariusza wykorzystując wzorzec umowy udostępniony w systemie teleinformatycznym S24 gdzie w celu rejestracji w KRS należy posiadać podpis kwalifikowany lub profil zaufany.

Kolejną formalnością jest kwestia rejestracji do VAT na druku VAT-R, gdzie należy zwrócić szczególną uwagę na zakres świadczonych usług. W przypadku agencji, która świadczy usługi marketingowe – co do zasady brak jest możliwości skorzystania ze zwolnienia przedmiotowego z VAT. Możliwe jest jednak skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego, czyli ze względu na nieprzekroczenie limitu sprzedaży wynoszącego 200 tysięcy zł – wówczas złożenie VAT-R nie jest konieczne, chyba że przewiduje się dokonywanie zakupów lub sprzedaży na rzecz kontrahentów z Unii Europejskiej (w tym przypadku druk VAT-R służy do rejestracji dla celów VAT-UE).

Jeżeli agencja reklamowa chciałaby udzielać doradztwa, rejestracja jako czynny podatnik VAT byłaby konieczna bez względu na to czy przekroczy 200 tysięcy zł obrotu czy też nie.

Bez względu na to, czy wybierzemy spółkę z o.o. czy jednoosobową działalność, musimy wskazać podczas rejestracji odpowiednie PKD. Kody PKD określają zakres prowadzonej działalności, czyli to, co jest przedmiotem sprzedaży. W każdym momencie przedsiębiorca może zgłosić nowe kody PKD lub wykreślić te zgłoszone dotychczas.

W przypadku agencji digitalowych najczęściej występującymi kodami PKD, które warto wziąć pod uwagę, są:

• 73.11.Z Działalność agencji reklamowych
• 74.10.Z Działalność w zakresie specjalistycznego projektowania
• 18.13.Z Działalność usługowa związana z przygotowywaniem do druku
• 73.20.Z Badanie rynku i opinii publicznej
• 73.12.A Pośrednictwo w sprzedaży czasu i miejsca na cele reklamowe w radio i telewizji
• 73.12.B Pośrednictwo w sprzedaży miejsca na cele reklamowe w mediach drukowanych
• 73.12.D Pośrednictwo w sprzedaży miejsca na cele reklamowe w pozostałych mediach
• 73.12.C Pośrednictwo w sprzedaży miejsca na cele reklamowe w mediach elektronicznych (Internet)
• 63.12.Z Działalność portali internetowych
• 63.11.Z Przetwarzanie danych; zarządzanie stronami internetowymi (hosting) i podobna działalność
• 74.20.Z Działalność fotograficzna
• 59.20.Z Działalność w zakresie nagrań dźwiękowych i muzycznych
• 59.11.Z Działalność związana z produkcją filmów, nagrań wideo i programów telewizyjnych
• 82.30.Z Działalność związana z organizacją targów, wystaw i kongresów.

Obowiązek konta firmowego – zgłoś rachunek przy rejestracji

Wbrew powszechnej opinii, prowadząc agencję, nie masz obowiązku posiadania rachunku firmowego i żadne przepisy nie regulują tej kwestii, warto jednak go założyć. Obecnie wszystkie transakcje między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł powinny być opłacone za pomocą przelewu, lecz nigdzie nie jest powiedziane, że środki muszą wyjść z rachunku firmowego.

Do posiadania konta firmowego będą jednak zobligowani czynni podatnicy VAT, którzy zgłaszają go na białą listę VAT lub gdy ich należności objęte są obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności, gdyż tylko na koncie firmowym możliwe jest posiadanie rachunku VAT potrzebnego do przelewów split payment.

Firmowe rachunki (w przeciwieństwie do prywatnych) znajdują się na białej liście podatników VAT, co z kolei przekłada się na zwiększenie wiarygodności firmy w oczach klientów.

Rachunek bankowy zgłosić można podczas rejestracji lub aktualizacji w CEiDG, a przypadku przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS – poprzez formularz NIP-8, który składa się w urzędzie skarbowym. Pamiętać również trzeba o zgłoszeniu w ciągu 7 dni zmiany numeru konta.

Po czwarte – odpowiedzialność

Posiadanie spółki z o.o. to w pewien sposób ograniczenie odpowiedzialności wspólników. To spółka z o.o. samodzielnie i całym swoim majątkiem odpowiada za swoje zobowiązania, choć oczywiście są nieliczne wyjątki. Nie odpowiadają natomiast w tym przypadku swoim prywatnym majątkiem jej wspólnicy.

Wybierając jednoosobową działalność gospodarczą, należy mieć na uwadze, że całą odpowiedzialność za prowadzony biznes przyjmuje się wówczas na siebie. W razie zobowiązań przedsiębiorca odpowiada za nie swoim majątkiem (prywatnym i firmowym) oraz niejednokrotnie majątkiem rodziny. Stąd część przedsiębiorców decyduje się na rozdzielność majątkową, by choć częściowo efekt odpowiedzialności ograniczyć.

Na jakie pozostałe kwestie należy zwrócić uwagę, prowadząc agencję?

Zatrudnienie w agencji marketingowej

Aby wybrać najlepszą umowę dla pracownika należy wiedzieć jakie obowiązki będą wynikały z jej nawiązania oraz jakie będą całkowite koszty zatrudnienia w każdym przypadku.

Najwięcej formalności i obowiązków będzie miał przedsiębiorca zatrudniający osoby w ramach stosunku pracy. Stosunek pracy charakteryzuje się tym, że pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem przełożonego, w miejscu i czasie wyznaczonym przez niego oraz za wynagrodzeniem.

Pamiętaj, że przy stosunku pracy należy się stosować do przepisów kodeksu pracy dotyczących np.: obowiązku przeprowadzania badań lekarskich i szkoleń BHP, udzielania urlopów wypoczynkowych i innych zwolnień od pracy, zapewnienia minimalnego wynagrodzenia, ochrony przed wypowiedzeniem umowy i wielu innych.

Inną formą zatrudnienia jest umowa zlecenie. Jest ona umową starannego działania – polega na zleceniu przez zleceniodawcę wykonania określonej pracy w określonym terminie i wypłacie za tę pracę ustalonego wynagrodzenia. Rezultat nie jest przy tym elementem koniecznym – liczą się działania w celu jego osiągnięcia. Zleceniobiorca ma o wiele mniej praw, niż osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy. Najważniejszym obowiązkiem jest tu przestrzeganie, aby zatrudniony miał zapewnioną minimalną stawkę godzinową.

Następną wartą uwagi formą zatrudnienia jest umowa o dzieło. Dość często występuje w agencjach reklamowych. Ona jest bowiem umową rezultatu – musi prowadzić do osiągnięcia konkretnego materialnego lub niematerialnego efektu, za który przyjmujący zamówienie otrzymuje zapłatę. Umowa taka powinna mieć przy tym charakter twórczy. Tu obowiązki obu stron ustalane są głównie w treści umowy.

Przy zatrudnianiu liczą się koszty

Dla każdej firmy ważną kwestią jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika. Składa się on z wynagrodzenia brutto i składek ZUS finansowanych przez pracodawcę. W przypadku umów o pracę jest on najwyższy, bowiem zwykle te umowy podlegają oskładkowaniu i opodatkowaniu. Od wynagrodzenia z umowy zlecenie także należy pobrać podatki i ZUS, jednak sposób pobierania tych zobowiązań będzie uzależniony od innych czynników. Przychody z umowy o pracę i zlecenie mogą być zwolnione z pobierania zaliczek na podatek jeśli osiągane są przez osoby do 26. roku życia.

Umowa o dzieło nie jest tytułem do objęcia ubezpieczeniami w ZUS. Tu pobierany jest tylko podatek. Przy czym jako, że powinna mieć też charakter twórczy, to możliwe będzie zastosowanie kosztów autorskich, dzięki czemu możliwe będzie obniżenie podatku.

Opłacalne będą w tym przypadku umowy zlecenie zawierane ze studentami do 26 roku życia, bowiem całkowity koszt zatrudnienia równy jest wynagrodzeniu brutto i wynagrodzeniu na rękę (nie pobiera się od niego składek ani podatku). Dobrym rozwiązaniem jest też umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich, gdzie do zapłaty będzie jedynie zaliczka na podatek. Jest to korzystne dla osoby zatrudnionej ze względu na to, że pracownik otrzyma wyższą pensję na rękę.

Bez względu na to, którą formę zatrudnienia pracowników lub współpracowników przedsiębiorca wybierze, może skorzystać np. z modułu kadrowo-płacowy w systemie wFirma.pl, co pozwoli przygotować każdego rodzaju umowy, zgłoszenie do ZUS, wyliczenie podatku oraz rozliczenie wynagrodzeń.

Zanim zatrudnisz swojego pierwszego pracownika, koniecznie zapoznaj się z naszym artykułem: Tworzenie zespołu w agencji digital marketingowej od pierwszego pracownika.

Wymagania prawne związane z prowadzeniem agencji marketingowej

Przy omawianiu formalności w przypadku prowadzenia agencji, nie sposób nie wspomnieć o kwestiach prawnych związanych z umowami współpracy z klientami. Przy ich tworzeniu warto zwrócić uwagę na zgody dotyczące budowania i upubliczniania portfolio, zgody na wykorzystywanie logo firmy, kwestie przeniesienia praw autorskich (tu konieczne jest zachowanie formy pisemnej), a także licencji na używanie w materiałach reklamowych np. zdjęć czy fontów oraz możliwych miejsc ich wykorzystania.

Zakładając agencję musimy liczyć się z różnymi formalnościami i koniecznością dokonania wyboru formy opodatkowania. Formalności tych można już w dużej mierze wypełnić online, a formę opodatkowania można zmienić w kolejnych latach. Najważniejsza zatem staje się determinacja do działania i chęć rozwoju swojej firmy. 

Czasem podczas zakładania swojej własnej agencji, możesz potrzebować nieco inspiracji. Zapoznaj się z historią polskich agencji, które osiągnęły sukces i przeczytaj artykuł: Historie sukcesu - polskie agencje, na których warto się wzorować.